La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato digitale che permette di abbandonare il supporto cartaceo.
È un cambiamento radicale nelle modalità di produzione, invio, ricezione e conservazione delle fatture.
La fatturazione elettronica è stata introdotta nel 2008 con la legge finanziaria per adeguarsi alle direttive UE e al fine di incoraggiare gli stati membri a gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti.
Dal giugno 2014 diventa obbligatoria per le operazioni da e verso la Pubblica Amministrazione.
Dal 1 luglio 2018 coinvolge anche subappaltatori e sub-contraenti finendo per comprendere anche le operazioni in ambito Tax free Shopping a partire da settembre 2018.
Dal 1 Gennaio 2019 la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria per TUTTI. Tale obbligo riguarderà quindi le fatture emesse tra imprese, ma anche professionisti, artigiani eccetera residenti in Italia.
COME FUNZIONA?
Per prima cosa la fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica. Il nuovo formato con cui le fatture vengono prodotte è un formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea e sarà scritto in linguaggio XML.
Il secondo passaggio prevede la firma digitale del soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto.
Successivamente la fattura deve essere trasmessa tramite il canale SDI (Sistema Di Interscambio). L’SDI è l’unico canale di trasmissione valido per le fatture.
Infine, dopo accurati controlli, il Sistema di Interscambio provvederà ad inviarla al destinatario finale che potranno essere:
- Pubbliche Amministrazioni
- Aziende
- Privati
Un’ulteriore obbligo è quello che riguarda la conservazione della fattura elettronica.
Ad oggi destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione:
- la prima modalità riguarda la possibilità di poter conservare le fatture elettroniche usufruendo del servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle entrate.
- La seconda modalità consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.
- Infine la terza riguarda le fatture elettroniche ricevute dalle imprese e dai professionisti, in quanto non ancora obbligati alla fatturazione elettronica.
Se il fornitore di un’azienda o di un professionista emette una fattura elettronica, e il destinatario non l’accetta attraverso il sistema d’ interscambio, deve inviare la fattura in formato cartaceo o digitale. In questo caso, il destinatario è libero di conservare la fattura cartacea o di portarla in conservazione sostitutiva secondo le regole tecniche previste dalla normativa vigente
I VANTAGGI DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA
- I benefici della fatturazione elettronica sono diversi, attraverso le fatture emesse e trasmesse in modalità digitale infatti:
- si riducono gli adempimenti a carico dell’Amministrazione Finanziaria (generando risparmi di risorse pubbliche)
- diminuiscono i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture con significativi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo per imprese e professionisti
- si riducono i costi, in quanto il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura)
- non vi sarà più nessuna attività di stampa o imbustamento
- vi saranno risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo
- non ci sarà più lo spreco di tempo a capire se la fattura è arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata
Smai, grazie a soluzioni sviluppate in-house e commerciali è in grado di supportarti nel passaggio alla fattura elettronica.
Se sei interessato a conoscere le nostre soluzioni consulta la pagina Fatturazione Elettronica o contattaci per richiedere maggiori informazioni.
